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华南农业大学文件 |
华南农办〔2020〕47号 |
关于做好2019年度归档工作的通知
各学院、部处、各单位：
档案是学校的重要资源，具有存凭、留史、资政、育人等多种功能。立卷归档是学校各项工作的最后一环。为做好学校2019年度各门类档案材料的归档工作，根据国家档案局、中共中央办公厅及学校档案管理的有关规定要求，现将有关事项通知如下。
一、归档范围
（一）2019年各单位在教学、科研、党政管理和其他各项活动中形成并处理完毕的具有凭证依据作用和查考利用价值的文件材料（包括纸质文件、照片、音像材料、电子文件、实物等），详见《各单位文件材料归档范围一览表（2019年度）》（附件1）。
（二）2019年学校党委和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人情况的历史记录材料。详见《在编教职工人事档案材料归档范围及归档单位一览表》（附件2）。
（三）因特殊原因往年未及时归档的文件材料，请各相关部门按归档文件材料的要求分年度整理好，与2019年文件材料同时归档。
（四）本科生毕业论文（设计）归档及试卷资料收集事宜，按教务处教学评估要求另行通知。
二、归档时间
（一）按自然年度归档的纸质文件、电子文件、声像光盘和实物档案应于2020年5月29日前完成移交工作。
（二）本科毕业生学籍成绩、研究生学位材料等按学年归档的材料按教学年度归档。
（三）科研类文件材料应于项目完成后两个月内归档；基建类文件材料于项目完成并通过鉴定验收后三个月内归档。
（四）声像材料于工作活动结束后一个月内归档，毕业生合影照于学生离校前归档。
（五）重大活动文件材料应在活动结束后两个月内归档。
（六）人事档案材料应在形成正式材料后一个月内归档。
三、归档要求
（一）人事档案材料实行纸质材料归档制度；其它门类档案实行纸质文件与电子文件“双套制”归档制度。
1．纸质文件与照片材料等
纸质载体的文件材料应归档原件，复印件原则上不得归档。归档文件可用回形针、凤尾夹等整理，不得使用普通订书钉、大头针、胶水等装订，以免造成文件材料页面的破损。
其他载体档案材料如照片、光盘、磁盘应随相应纸质文件材料同步归档。
归档的照片、实物档案需标明事由（事件）、时间、地点、人物、背景、摄影者等基本信息。
2．电子文件
（1）没有业务管理信息系统或系统没有电子文件生成功能或者系统虽能生成批量电子文件但未完成归档接口测试的单位，需同时将纸质文件扫描成印章齐全的PDF格式电子文件（应与纸质文件保持一致），并刻录光盘，光盘内附EXCEL格式的《文件材料移交清单》（附件3）。原则上一文一件，成套文件可建子文件夹。
（2）已完成业务管理信息系统与档案系统对接的单位，对系统内形成的历史条目数据分批推送归档，对新增条目数据在办结时或定期归档（不超过2个月）。
（二）各单位要提高政治站位，高度重视文件材料归档管理工作，分管档案工作负责人应及时部署档案归档工作，解决好归档工作中存在的实际问题，兼职档案员应按要求负责做好本单位的立卷归档工作，确保各类文件材料收集齐全完整，整理准确规范，按时归档。任何单位和个人都不得将属于归档范围的文件材料据为已有或放置部门自行保管。
档案馆将定期对各单位年度归档情况进行通报。对因各种原因造成档案毁损、散失、泄密或有归档不完整等情况的，学校将按有关法律规定追究相关责任。
（三）各单位在进行业务管理系统新建、扩展功能和升级时，需将电子文件归档功能纳入工作需求，在合同编制阶段即应加入相关条件内容：系统应当具备电子文件及其与之相关联元数据的管理及定期归档功能；电子文件及其元数据归档格式应采用符合国家规定的电子档案长期保存的格式要求；应将需归档的电子文件和元数据对接到学校数据平台，且提供系统与学校档案管理系统对接的集成接口。
四、文件材料的验收与移交
在疫情防控期间实行预约归档。各单位兼职档案员事先与档案馆对接人员电话预约后再办理材料移交手续。
（一）移交前，归档单位兼职档案员需填写《文件材料移交清单》（附件3）一式两份，单位分管档案工作负责人审核后加盖单位公章。交接双方确认签字后各留存一份备查。
（二）材料移交时，交接双方当面清点核对，档案馆工作人员按归档要求进行验收，不符合要求的退回给归档部门重新整理，合格后方可办理移交手续。
未尽事宜或归档工作中遇到的疑难问题，可加入学校档案业务交流群（QQ群号：713991024）咨询解决，也可直接与档案馆工作人员联系。
相关门类档案科室负责人及联系方式如下：
文书档案室林老师，联系电话：85280020
科技档案室张老师，联系电话：85286052
人事档案室周老师，联系电话：85280045
特此通知。
附件：1．各单位文件材料归档范围一览表（2019年度）
2. 在编教职工人事档案材料归档范围及归档单位一
览表
3．文件材料移交清单
华南农业大学
2020年4月16日
公开方式：主动公开
华南农业大学校长办公室 2020年4月20日印发
