人事档案转递制度

1、转递人事档案和档案材料，必须严格按照人事处签署的调档函办理，做到及时、完整、准确、安全、保密。

2、人事档案室应在接到调档函后十五个工作日内将档案转出。

3、人事档案应通过机要交通转递或派专人（中共党员）送取，不得邮寄或交本人及亲属自带。

4、转递档案必须按统一规定的“干部档案转递通知单”项目详细登记，并随档案一并严密包封寄出。

5、接收档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，及时退回原单位；转出的档案，逾期一个月未退回执的，应及时催退，以防丢失。

6、对已出现的“无头档案”，应认真查转。对确属查不到下落、又具保存价值的档案或档案材料都要登记造册并保管好。

7、为使人事档案能够随着人员调动或职务的变化而及时转递，人事调配、任免工作部门应将有关信息以书面形式及时通知人事档案室。

8、当事人已调离学校，但因归档不及时造成的遗留材料或档案，人事档案室不负责转递。

人事档案检查核对制度

1、主管档案工作的校领导和档案馆领导应加强对人事档案工作的监督和检查，及时解决工作中存在的问题。

2、人事档案工作人员要保持高度责任心，认真检查核对，做到名册与档案相符，目录与内容相符。

3、根据人事处提供的教工名单检查核对，做到有名就有档。

4、定期检查核对各类人员档案材料是否齐全完整。若发现问题应及时与有关归档单位联系。

5、及时检查借出的档案和有关材料是否按期归还，检查转出的档案回执是否退回。

人事档案管理人员职责

1、严格按照上级及学校有关规定，建立健全各项管理规章制度，并认真组织实施。

2、认真收集、鉴别、整理、保管人事档案，为国家干部、人事工作积累档案史料，为组织上历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部提供可靠依据。

3、办理人事档案查阅、借阅和转递等，为人事、组织等查档单位及个人提供优质服务。

4、做好人事档案的统计和数据分析，为学校干部及人才等工作提供信息和决策服务。

5、做好人事档案的安全、保密、保护工作，确保人事档案的完整与安全。

6、编制各类检索工具，做好档案信息资源的开发利用工作。

7、定期向文书档案室移交死亡人员的档案。

8、做好人事档案的信息化和部分材料的数字化工作。

9、完成领导交办的其他工作。

人事档案保管保密制度

1、认真学习党和国家制定的有关保密工作的规定，严格遵守《保密法》，确保国家机密的安全。

2、不得向无关人员提供或泄露人事档案内容；不得通过电话、电子邮件、普通邮政等形式传递人事档案信息和档案材料。

3、不得在不利于保密的地方存放和查阅人事档案，对于存放具有保密性质档案的档案柜，要随时锁好柜门。

4、妥善保管尚未整理的档案材料，不得随意堆放，以免造成丢失和泄密。

5、未经馆领导同意，任何人不得擅自将档案材料带出人事档案室。无关人员不得进入库房。

6、未经管理人员或馆领导同意，任何人不得擅自摘录、拍摄、复制档案内容。

7、提供查阅档案前，必须弄清查阅档案的用途或理由、查阅者与被查阅人员的关系，对不符合查阅手续和条件的，不予提供查阅；任何个人不得查阅或借用本人及直系亲属的档案。

8、人事档案原则上不外借，如确需借出使用，须经馆领导同意，并限期归还，严禁擅自转借他人。

9、认真做好防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防霉、防光、防高温工作。

10、对违反保密规定，故意或过失造成档案泄密的人员，按《保密法》等有关规定，予以处罚。

人事档案收集制度

1、按照《华南农业大学关于教职工人事档案材料收集归档的规定》文件精神，做好人事档案材料的收集工作。做到及时主动、全面准确、保质保量、安全保密。

2、积极与相关部门建立良好的信息沟通，了解和掌握材料形成规律，及时收集新形成的材料。

3、归档材料应是办理完毕的,真实规范，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备。由组织形成的材料应有形成时间和组织印章，个人撰写的材料应有形成时间和本人签字。

4、对符合归档要求的，应及时整理编目；否则，应及时通知相关部门订正或补办。

5、不属于归档范围的材料，不得擅自收集归档。

6、定期核查库藏档案，发现缺少材料，应及时登记，并主动向有关部门反馈信息，补充收集。

7、新进教职工的档案应齐全完整，材料不全的不予接收。

人事档案鉴别归档制度

1、以《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》为依据和准绳，认真做好人事档案材料的鉴别、归档工作，做到鉴别准确，取舍得当，手续完备，归档及时。

2、坚持用历史的辩证的观点，对收集归档材料进行严格审核和确认，慎重对待材料取舍，以保证档案真实、完整、精炼和实用。

3、审查材料是否齐全完整。属于成套的，必须齐全；每份归档材料必须完整。对头尾不清、来源和时间不明的材料，要查清注明后再归档，凡是查不清楚或对象不明确的材料，不能归档。

4、审查材料是否手续完备。凡手续不完备的档案材料，须补办完手续后再归档。

5、从档案中剔除的材料，必须由专人审核把关。不属于归档范围的，没有保存价值、重复无用或不实的材料，进行登记造册，报送主管领导批准后，再作销毁。

6、不属归档范围，但必须退还本人保管的材料，应开列详细清单，经领导批准，个人签名（或盖章）。

7、凡伪造或涂改内容的材料，一经发现应及时上报领导，并追究有关人员的责任。

8、鉴别新进教工的档案是否齐全，把好“入口”关，材料不齐全的应补齐后再办理接收。

移交人事档案材料归档工作制度

1、人事档案材料的收集归档工作不仅是档案管理部门的任务，也是材料形成部门的义务和责任。

2、人事档案实行材料形成单位归档制度，各类材料形成部门应指定兼职档案员（党员）负责有关材料的随时收集和定期归档工作。

3、有关材料在形成后的一个月内，相关部门应按要求送交档案馆人事档案室归档。

4、归档材料必须是办理完毕的，且对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实，由组织形成的材料应有形成时间和组织印章，个人撰写的材料应有形成时间和本人签字。

5、人事档案室如发现归档的材料不符合要求时，应及时通知补办，有关部门有责任和义务按规定办理。

6、人事档案室应与材料形成部门建立联系制度，加强沟通，确保档案材料的归档率、归全率及归准率。

7、新进教工的档案在手续办理完毕后，移交档案馆。同时档案材料应齐全完整，否则不予接收。

人事档案查（借）阅制度

1、凡因工作需要查阅本单位人员的人事档案，均由各单位党委、党总支、党支部成员查阅，若委托其它党员干部查阅，须经所在党组织负责人同意，并经档案馆批准。

2、查阅人事档案必须填写《华南农业大学查（借）阅人事档案审批表》，由单位党组织负责人签字并加盖公章。查（借）阅者必须是学校在编职工且是中共党员。

3、校领导、组织部、纪检办、人事处等单位的有关人员，因工作需要可直接到人事档案室查阅。

4、校外单位需要查阅档案的，须经馆领导批准。

5、任何人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

6、人事档案一般不外借，如特殊情况，须经馆领导批准，且在规定时间内（15天）归还。

7、查阅档案时，不得涂改、圈划、污损、抽取、增加档案材料，如有疑问，应向管理人员咨询。

8、未经批准的内容不得查阅，未经允许不得复制。因特殊情况须抄录、复印少量内容者，须登记备案，并严格遵守保密制度，不得向无关人员泄露，用毕即自行销毁。

9、查阅者应履行档案工作的有关规定及保密义务。