档案借阅制度

 

1、本校各单位工作人员,因工作需要, 凭本校工作证均可借阅有关档案或资料。

2、凡借阅档案、资料,必须遵照本制度, 并履行登记手续,借出时间一般不超过一星期。

3、借阅的档案、资料,应严格保管,不得在档案、资料上划打圈道,不得拆卸及损坏。

4、严格保密,不得将档案材料带离办公室或给无关人员翻阅,用后应及时退还。

5、凡借阅机密以上和跨课题的档案,须经有关领导审批,只限在档案室阅览。

6、档案文件材料,未经同意不得擅自翻印(复印),摘抄档案文件材料,如属机密性质的须经保密委员会审批,并不得在公开的刊物上发表。

7、外单位借阅、复制档案,必须有单位介绍信,并经校领导及馆领导审批方可阅用,若需借出校外,借用单位需备公函注明借用材料名称、用途、归还日期等,借阅时间最长不超过一周。

 

档案保管制度

1、档案库房重地,非本室工作人员不得擅自入内。

2、确保档案的系统、完整、安全。

3、严格执行档案的接收、管理、借阅和销毁等有关制度。

4、档案库房严禁放置易燃、易爆、腐蚀物品和其他有关杂物。

5、切实做好防火、防盗、防高温、防光。防潮、防尘、防虫、防霉工作。

6、来整理、立卷的档案材料妥善保管,不得随意乱放。

7、值班人员每天下班时必须认真检查水电、门窗是否已关好,发现问题及时处理。

 

档案统计制度

 

1、统计的内容应按国家档案局制定的表格的内容建立。建立健全统计台账,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和室内各种数据。

2、具体分工:馆长负责全面综合统计工作,而每位档案工作人员分室保管的档案(如电教)的单位,应统计本人(或所在单位)所管理的档案数字(包括历年和当年的数字)。

3、统计时间:每年的二月二十日前,必须将上一年度的档案统计数据上报室主任,再由馆长汇总及时上报各种报表。

4、要求:每位档案工作人员做到随时能把档案统计数字拿出来。

5、对统计数字进行综合分析,找出存在问题,提出改进措施。

 

档案保密制度

 

1、高度认识档案保密的重要意义,严格遵守保密法规。

2、秘密、机密、绝密档案一律不得外借。

3、查阅重要档案或有密级的档案,需注明查阅目的和内容,经有关部门负责人和档案馆负责人批准方可查阅。

4、剔除的档案材料,复印废纸不得当垃圾处理,必须销毁。

5、在校保密委员会的指导下,做好档案密级变更和解密工作。

 

档案鉴定销毁制度

 

1、严格按照国家规定的标准,做好档案鉴定工作。

2、以全面的、历史的、发展的观点鉴定档案的价值,决定取舍。

3、对档案保管期限的规定要准确。

4、剔除不再保留的档案,不得只看案卷标题要直接翻阅做出甄别。

5、销毁档案须经鉴定小组作出鉴定。

6、经批准可销毁的档案先填写清单,另放置一段时间确无价值时才销毁。

7、销毁档案时需由三人执行,销毁后要在清单上注明已销毁字样及日期,并签名盖章。

 

 

 

  档案防火安全制度

 

1、办公室、库房、电脑房、校史展览厅内严禁烟火,并设立禁止烟火标志。

2、经常检查电源开关、插座、导线接头等有可能引起火花处。

3、经常检查灭火器具,加强防火、灭火教育,做到人人会使用灭火器具,定期检查防火报警装置。

4、电气设备要严格按照电器安全配线安装,不得随意乱拉乱装。

5、电源接线板上禁止堆放易燃杂物和导电物质,导电物质不得紧靠导线、插座、开关、保险装置,保证在周围留有空间,并不得堆放防碍操作物品。

6、控制好制冷设备连续工作时间,无人时必须关机。

7、经常检查电灯、光管使用情况,如发现过热应及时更换或妥善处理。

8、经常注意电器、电线、各种仪器设备使用情况,发现异常情况 “如有异味,火花焦味”应及时停机处理并报有关人员。

9、值班人员每晚800钟前必须到位,并开通防火防盗报警器,于次日早上600左右关闭。

 

档案库房管理制度

 

1、档案库房重地,非本室工作人员不得擅自入内。

2、档案库房切实做好八防工作,即做到防盗、防火、防潮、防尘、防高温、防虫、防霉、防强光。档案库房八防设施于1995年具备,但必须每天检查。

3、每天上班必须观察库房的温湿度计,根据当天的情况,采取各种措施,保持库房温度20±5℃,相对湿度505L

4、库房必须每周清洁一次,保持库房的整洁、美观。严禁放入除档案之外的杂物。

5、库房档案柜的档案每个学期最少全部检查翻阅一遍,检查有无发霉、褪色等档案损坏现象,发现问题及时采取补救措施。

6、库房的档案柜排放和编号必须符合要求。柜子排效应有利通风,行与行之间距离最少80cm,主通道距离120150cm。编号必须从左到右,柜内从上到下排列;相同类的档案必须集中在一起排放。

7、库房档案存放地点索引。在库房前应挂有档案存放地点索引,若有调柜应及时修改索引。

8、每天下班前工作人员必须检查库房门窗,水电是否关好,发现问题及时处理。

 

人事档案转递制度


1、转递人事档案和档案材料,必须严格按照人事处签署的调档函办理,做到及时、完整、准确、安全、保密。

2、人事档案室应在接到调档函后十五个工作日内将档案转出。

3、人事档案应通过机要交通转递或派专人(中共党员)送取,不得邮寄或交本人及亲属自带。

4、转递档案必须按统一规定的“干部档案转递通知单”项目详细登记,并随档案一并严密包封寄出。

5、接收档案经核对无误后,应在回执上签名盖章,及时退回原单位;转出的档案,逾期一个月未退回执的,应及时催退,以防丢失。

6、对已出现的“无头档案”,应认真查转。对确属查不到下落、又具保存价值的档案或档案材料都要登记造册并保管好。

7、为使人事档案能够随着人员调动或职务的变化而及时转递,人事调配、任免工作部门应将有关信息以书面形式及时通知人事档案室。

8、当事人已调离学校,但因归档不及时造成的遗留材料或档案,人事档案室不负责转递。

 

人事档案检查核对制度


1、主管档案工作的校领导和档案馆领导应加强对人事档案工作的监督和检查,及时解决工作中存在的问题。

2、人事档案工作人员要保持高度责任心,认真检查核对,做到名册与档案相符,目录与内容相符。

3、根据人事处提供的教工名单检查核对,做到有名就有档。

4、定期检查核对各类人员档案材料是否齐全完整。若发现问题应及时与有关归档单位联系。

5、及时检查借出的档案和有关材料是否按期归还,检查转出的档案回执是否退回。

 

人事档案管理人员职责


1、严格按照上级及学校有关规定,建立健全各项管理规章制度,并认真组织实施。

2、认真收集、鉴别、整理、保管人事档案,为国家干部、人事工作积累档案史料,为组织上历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部提供可靠依据。

3、办理人事档案查阅、借阅和转递等,为人事、组织等查档单位及个人提供优质服务。

4、做好人事档案的统计和数据分析,为学校干部及人才等工作提供信息和决策服务。

5、做好人事档案的安全、保密、保护工作,确保人事档案的完整与安全。

6、编制各类检索工具,做好档案信息资源的开发利用工作。

7、定期向文书档案室移交死亡人员的档案。

8、做好人事档案的信息化和部分材料的数字化工作。

9、完成领导交办的其他工作。

 

 

 

人事档案保管保密制度


1、认真学习党和国家制定的有关保密工作的规定,严格遵守《保密法》,确保国家机密的安全。

2、不得向无关人员提供或泄露人事档案内容;不得通过电话、电子邮件、普通邮政等形式传递人事档案信息和档案材料。

3、不得在不利于保密的地方存放和查阅人事档案,对于存放具有保密性质档案的档案柜,要随时锁好柜门。

4、妥善保管尚未整理的档案材料,不得随意堆放,以免造成丢失和泄密。

5、未经馆领导同意,任何人不得擅自将档案材料带出人事档案室。无关人员不得进入库房。

6、未经管理人员或馆领导同意,任何人不得擅自摘录、拍摄、复制档案内容。

7、提供查阅档案前,必须弄清查阅档案的用途或理由、查阅者与被查阅人员的关系,对不符合查阅手续和条件的,不予提供查阅;任何个人不得查阅或借用本人及直系亲属的档案。

8、人事档案原则上不外借,如确需借出使用,须经馆领导同意,并限期归还,严禁擅自转借他人。

9、认真做好防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防霉、防光、防高温工作。

10、对违反保密规定,故意或过失造成档案泄密的人员,按《保密法》等有关规定,予以处罚。

 

 

 

人事档案收集制度

 

1、按照《华南农业大学关于教职工人事档案材料收集归档的规定》文件精神,做好人事档案材料的收集工作。做到及时主动、全面准确、保质保量、安全保密。

2、积极与相关部门建立良好的信息沟通,了解和掌握材料形成规律,及时收集新形成的材料。

3、归档材料应是办理完毕的,真实规范,完整齐全,文字清楚,对象明确,手续完备。由组织形成的材料应有形成时间和组织印章,个人撰写的材料应有形成时间和本人签字。

4、对符合归档要求的,应及时整理编目;否则,应及时通知相关部门订正或补办。

5、不属于归档范围的材料,不得擅自收集归档。

6、定期核查库藏档案,发现缺少材料,应及时登记,并主动向有关部门反馈信息,补充收集。

7、新进教职工的档案应齐全完整,材料不全的不予接收。

 

人事档案鉴别归档制度


1、以《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》为依据和准绳,认真做好人事档案材料的鉴别、归档工作,做到鉴别准确,取舍得当,手续完备,归档及时。

2、坚持用历史的辩证的观点,对收集归档材料进行严格审核和确认,慎重对待材料取舍,以保证档案真实、完整、精炼和实用。

3、审查材料是否齐全完整。属于成套的,必须齐全;每份归档材料必须完整。对头尾不清、来源和时间不明的材料,要查清注明后再归档,凡是查不清楚或对象不明确的材料,不能归档。

4、审查材料是否手续完备。凡手续不完备的档案材料,须补办完手续后再归档。

5、从档案中剔除的材料,必须由专人审核把关。不属于归档范围的,没有保存价值、重复无用或不实的材料,进行登记造册,报送主管领导批准后,再作销毁。

6、不属归档范围,但必须退还本人保管的材料,应开列详细清单,经领导批准,个人签名(或盖章)。

7、凡伪造或涂改内容的材料,一经发现应及时上报领导,并追究有关人员的责任。

8、鉴别新进教工的档案是否齐全,把好“入口”关,材料不齐全的应补齐后再办理接收。

 

移交人事档案材料归档工作制度


1、人事档案材料的收集归档工作不仅是档案管理部门的任务,也是材料形成部门的义务和责任。

2、人事档案实行材料形成单位归档制度,各类材料形成部门应指定兼职档案员(党员)负责有关材料的随时收集和定期归档工作。

3、有关材料在形成后的一个月内,相关部门应按要求送交档案馆人事档案室归档。

4、归档材料必须是办理完毕的,且对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实,由组织形成的材料应有形成时间和组织印章,个人撰写的材料应有形成时间和本人签字。

5、人事档案室如发现归档的材料不符合要求时,应及时通知补办,有关部门有责任和义务按规定办理。

6、人事档案室应与材料形成部门建立联系制度,加强沟通,确保档案材料的归档率、归全率及归准率。

7、新进教工的档案在手续办理完毕后,移交档案馆。同时档案材料应齐全完整,否则不予接收。

 

人事档案查(借)阅制度


1、凡因工作需要查阅本单位人员的人事档案,均由各单位党委、党总支、党支部成员查阅,若委托其它党员干部查阅,须经所在党组织负责人同意,并经档案馆批准。

2、查阅人事档案必须填写《华南农业大学查(借)阅人事档案审批表》,由单位党组织负责人签字并加盖公章。查(借)阅者必须是学校在编职工且是中共党员。

3、校领导、组织部、纪检办、人事处等单位的有关人员,因工作需要可直接到人事档案室查阅。

4、校外单位需要查阅档案的,须经馆领导批准。

5、任何人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

6、人事档案一般不外借,如特殊情况,须经馆领导批准,且在规定时间内(15天)归还。

7、查阅档案时,不得涂改、圈划、污损、抽取、增加档案材料,如有疑问,应向管理人员咨询。

8、未经批准的内容不得查阅,未经允许不得复制。因特殊情况须抄录、复印少量内容者,须登记备案,并严格遵守保密制度,不得向无关人员泄露,用毕即自行销毁。

9、查阅者应履行档案工作的有关规定及保密义务。

 

 

 

校史展览馆参观接待工作制度

(一)、校史馆参观接待对象和范围。

1、学校各学院、各单位、机关各部门全体教职工和离退休人员。

2、各学院在校全日制普通本科生、硕士和博士研究生及附小学生。

3、由学校统一接待的来校检查工作、参观、访问、考察、交流、洽谈项目等活动的各级领导、会议代表和外宾。

4、学校各职能部门、各学院及其它单位组织或承办的各种会议的会议代表。

(二)、校史馆以团体参观接待为主并分类接待。

1、来学校检查工作、参观、考察、访问的各级领导、外宾,由学校办公室和国际交流单位通知单位后安排进行。

2、各学院、各单位、机关各部门组织的教工、学生、离退休人员的团体参观,由本单位与档案馆联系后安排进行。

3、每年九月至十月,各学院与档案馆联系确定时间,分期分批安排大一新生参观。

(三)、无特殊情况,各单位的参观活动,应提前与我馆进行联系,确定参观人数、身份、参观时间和参观内容,以便我馆做好各项接待准备工作。

(四)、各单位参观时由联系人负责填写《华农大校史馆参观接待登记表》。

()、参观人员要服从工作人员指挥,保持馆内安静、卫生,不随意走动、大声吵闹、乱扔纸屑、随地吐痰、触摸展柜、展板等。

()、接待人员要认真履行工作职责,做到认真讲解、礼貌接待。

()、校史馆参观接待联系电话:85287732(校史馆)

 

 

 

档案馆综合治理管理条例

为了加强档案馆综合治理(含防火、防盗、治安、计划生育等)工作,强化库房的管理,加强宣传,增强教员工防范意识,维护正常的工作和生活秩序,特制定综合治理暂行规定,以确保一切工作的正常开展。

一、加强综合治理的组织领导 

档案馆领导应切实加强对综合治理工作的领导,把此项工作摆上重要议事日程:一是加强组织领导。成立档案馆综合治理工作小组,主要领导亲自抓、分管领导具体抓,做到领导到位、组织到位;二是强化各室各岗位的职能。理顺各种关系,解决实际问题,有组织有计划地开展工作,加强检查督促,确保有关工作的贯彻落实;三是搞好了人防、物防、技防,将配备了足够数量的消防器材,及时安放各工作区和库房,为消除不安全隐患做好基础工作。

二、搞好综合治理的宣传教育

一是加强宣传。根据不同时期的重点,利用宣传栏等及时张贴有关宣传资料等,加强宣传力度,以增强员工综合治理的防范意识;三是形势教育。根据不同形势需要,定期召开专门会议,加强对员生治安防范及安全形势教育,做到预防为主、教育为先。二是加强责任。各室及各岗位强化目标责任制。以责任书的形式,将综合治理工作责任到室、任务到人,层层落实,努力做好综合治安的基础工作。

三、完善综合治理的工作制度

一是对各单位治安综合治理工作和安全生产责任人的业绩作为年终评奖条件,并与晋升及年终考核挂钩;二是对防范意识薄弱,防范措施落实不够而造成事故等,要追究责任人,按学校有关规定进行处理;三是按时签订综合治安目标责任状,做到责任到人、任务到人,加强治安工作的幅射管理;四是做好节假日的冶安管理:对节假日期间的治安工作,做到提前安排值班,严格按要求履行职责;真正做到责任到人、任务到室。

四、强化综合治理的工作职责

一是做好环境卫生的治理工作,在一定时期内组织本单位教工开展爱国卫生工作,减少“四害”孳生地,及时清除室内存积物及垃圾,预防流行疾病的发生。二是一旦出现任何有关问题,应及时化解有关矛盾,以杜绝事故及事件的发生,治安防范、防火防盗人人有责。三是对聘请勤工俭学的学生,严格按照学校和馆内规章办理“用工”手续,做好用工登记,否则,发生劳务纠纷、伤亡事故等事件引起的一切后果,将追究各负责人的责任。

五、做好综合治理的物防技防

一是按规定对办公室及库房等重要场所进行定期防火、防盗等有关措施落实的检查,消除事故隐患,如加强防火、防盗安全责任人的管理等;二是加强全体教工的消防动手能力,如每位员工都有义务、有责任参加学校及学院组织的消防学习班等,增强了教工的消防意识和自救能力,为做好人防、物防、技防提供有力的保障。

六、搞好办公及库房内的综合管理

一是定期的彻底消除火灾隐患:对有隐患的现象及时采取措施,及时将存积物及易燃易爆品等进行了清除,将事故消灭在萌芽状;二是搞好网络安全教育:对员工及学生使用网络等情况,加强管理、禁止任何违规行为出现;三是保证消防器材的有效性:对室内的消防器材应保管良好,凡消防器材配置不齐或有缺口的应及时上报,并注意失效消防器材的更换;四是加强报警器的使用和管理,为防止火灾的发生做好基础性工作。